hl-studios – Agentur für visuelle Medienkommunikation in Erlangen – hat eine mehrtägige, internationale Konferenz der Siemens AG in Berlin konzipiert und betreut. Die viertägige Konferenz mit rund 500 internationalen Teilnehmern fand im Berliner Estrel Hotel statt. Die Veranstaltung beinhaltete Plenumsvorträge, Workshops und abendliche Events an wechselnden Locations. Zu den Aufgaben von hl-studios gehörten unter anderem die Veranstaltungskonzeption mit Entwicklung eines Key Visuals und Mottos, Teilnehmerlogistik mittels eines Online-Buchungstools, Teilnehmerorganisation vor Ort inklusive Wegeführung, Konzeption und Organisation aller Abendevents, Erstellung aller begleitenden Printmaßnahmen und Give Aways.
Die Leitidee setzte beim Ziel der Veranstaltung an: Die Teilnehmer sollten inhaltlich mit einer für sie neuen Strategie vertraut gemacht werden und sich gegenseitig besser kennenlernen. Deshalb entwickelte hl-studios die Idee eines inspirierenden Lerncampus, der das Networking und Lernen als festen Bestandteil der Veranstaltung definiert. Die Idee spannte sich wie ein Bogen über die gesamte Veranstaltung hinweg und bezog alle Printmaßnahmen sowie die Abendveranstaltungen mit ein. So waren alle Abendveranstaltungen so geplant, dass die Teilnehmer in wechselnder Zusammensetzung interagieren konnten.
Das Thema Lernen wurde vor allem in den Workshops umgesetzt. Hierfür konnten sich die Teilnehmer im Vorfeld für vier der insgesamt 20 angebotenen Workshops online anmelden – für die Organisatoren eine Herausforderung, da es galt, alle möglichen Workshop-Kombinationen zu berücksichtigen.
Dabei musste gewährleistet sein, dass die insgesamt 30 Workshopräume auf 14 unterschiedlichen Etagen in zwei Hotelflügeln zeitnah von den Teilnehmern erreicht werden konnten. Deshalb setzte hl-studios ein mobiles, elektronisches System ein. Jeder Teilnehmer wurde mit einem tragbaren, personalisierten Gerät ausgestattet, das ihm Zugriff auf seine individuellen Agendadaten ermöglichte. Darüber hinaus konnte sich der Teilnehmer an eigens installierten Info-Spots seine aktuelle Position sowie den Weg zu seinem nächsten Workshop anzeigen lassen.
Die Wegedarstellung wurde in 3D realisiert. Das elektronische System ermöglichte die Einhaltung aller geplanten Veranstaltungszeiten, da Transferzeiten zwischen den Workshops sehr knapp bemessen waren. Da alle Geräte via W-LAN online mit einem Server verbunden waren, war die Aktualisierung der Agenda jederzeit online möglich. Das Tool wurde außerdem zur peer-to-peer Kommunikation zwischen Teilnehmern und zur Informationsübermittlung an die Teilnehmer verwendet.
Info: www.hl-studios.de
2008-08-01
