Die Ausrichtung der UCI-Straßenweltmeisterschaften – eine achttägige Veranstaltung des Radsports – erfordert ein hohes Maß an Koordination und Planung. Um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten, beruft der Weltradsportverband UCI (Union Cycliste Internationale) im Vorfeld jeweils einen Kongress in der Gastgeberstadt ein, auf dem alle Beschlüsse zur Durchführung der Veranstaltung gefasst werden: Organisation, Ausgaben, Zulassungen nationaler Verbände, ethische Fragen sowie die Einhaltung der UCI-Satzung. Bei dem Kongress zur Vorbereitung der Meisterschaften in Wollongong, Australien, griff das Organisationskomitee der Veranstaltung auf die Fachkompetenz von Congress Australia zurück, die ein Dicentis Konferenzsystem von Bosch als am besten geeignete Lösung einsetzten.
Die mehrtägige Veranstaltung fand im Novotel Wollongong und an der University of Wollongong statt. Der Kongress erforderte eine Vielzahl unterschiedlicher Lösungen für Audio-, Video- und Dolmetschertechnik sowie einen Online-Zugang für zugeschaltete Delegierte für unterschiedliche Sitzungen, darunter die Konferenz des Präsidenten, das Management Committee, die Junior Conference und den Hauptkongress. Als Mitglied des Congress Rental Network (CRN) konnte Congress Australia auf geeignete Systeme zurückgreifen, um sämtliche Herausforderungen zu meistern.
Die größte Anforderung bestand darin, eine reibungslose Kommunikation in Englisch, Spanisch und Französisch während der Veranstaltung sicherzustellen, unabhängig davon, ob die Delegierten vor Ort oder aus der Ferne teilnahmen. Dabei musste die dafür eingesetzte Hardware und Software optimal abgestimmt werden. Das CRN-Netzwerk und das Bosch-Produktportfolio für Konferenztechnik lieferten gleich mehrere Lösungsansätze, die es den Teilnehmern ermöglichte, in verschiedenen Sprachen zu kommunizieren.
Die Konferenzlösung bestand aus einer Kombination von Dicentis und Dicentis Drahtlos-Konferenzgeräten an beiden Veranstaltungsorten. Um die erforderlichen Dolmetscherdienste zu realisieren, wurden Dicentis Dolmetscherpulte und Integrus Taschenempfänger genutzt. Dies stellte sicher, dass während der Veranstaltung alle Teilnehmer klar und deutlich ihre jeweilige Sprache hören konnten. Das Dicentis-System wurde durch weitere Drittanbieterlösungen ergänzt. Dazu zählten zum Beispiel ISO-zertifizierte Isolierkabinen für die Dolmetscher sowie eine automatische Videoumschaltung, um sicherzustellen, dass die PTZ-Kameras des Bosch-Integrationspartners Avonic immer dem offenen Mikrofon folgen. Auf diese Weise konnte eine nahtlose technische Übertragung jederzeit gewährleistet werden.
